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[.book] [#NDS BAUBETRIEBSMANAGEMENT BEGLEITARTIKEL NDSBB] [.article:bitmark--] Unter der Rubrik «Diskussionsthema» finden sich verschiedene Beiträge zu wichtigen oder aktuellen Themen, die im weiteren Sinne etwas mit Netzwerk & Telekommunikation zu tun haben. Nachfolgend finden Sie Auszüge aus der Fachpresse oder aus dem Internet, die Sie als Einstimmung lesen sollen. [.article:bitmark++] Autor: Dr. Monica Dell' Anna für Swiss IT Magazine, Ausgabe 03/2010 AUCH IN KMU IST STÄNDIGE ERREICHBARKEIT BEI GLEICHZEITIG STEIGENDER MOBILITÄT VERMEHRT GEWÜNSCHT. MOBILE BÜROS SIND GEFRAGT. DIESE BRINGEN ZWAR ZAHLREICHE VORTEILE MIT SICH, BERGEN ABER AUCH EINIGE RISIKEN. Vor einigen Jahren beschränkte sich die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern auf einen einzigen Ort - das Bürogebäude. Doch die Zeiten, in welchen Sitzungen ausschliesslich in den eigenen vier Wänden abgehalten und Verträge im Büro unterzeichnet werden, sind vorbei. Mobilität ist heute längst zu einer Selbstverständlichkeit in unserem (Arbeits-)Alltag geworden. Studien belegen, dass nur noch jeder vierte Arbeitnehmer in der Schweiz ausschliesslich im Büro arbeitet. 43 Prozent sind heute bereits an zwei Arbeitstagen oder mehr von zu Hause oder von unterwegs aus tätig. Gleichzeitig mit der Mobilität wird auch der Anspruch an kürzere Reaktionszeiten immer grösser. Grund dafür ist, dass der Wettbewerb zunehmend härter wird und damit der Druck steigt, sich gegenüber der Konkurrenz zu behaupten. Laut «Netzreport 2008» stufen denn auch über 80 Prozent der Schweizer KMU die Wettbewerbssituation in ihren Zielmärkten als zunehmend intensiv ein. Ständige Erreichbarkeit und kurze Reaktionszeiten werden zur wichtigen Voraussetzung, um sich im heutigen Wirtschaftsumfeld gegenüber der Konkurrenz behaupten zu können. **Unternehmer setzen auf mobile Mitarbeiter** Wie aber können Mitarbeiter, die immer mobiler werden, trotzdem ständig für Kunden, Partner und Lieferanten erreichbar sein? Immer mehr Unternehmer sehen die Lösung in sogenannten Mobile Workers, das heisst mobilen Mitarbeitern. Das bedeutet nichts anderes, als dass Mitarbeiter an den verschiedensten Orten produktiv arbeiten können - sei es im Café, im Zug oder am Flughafen. Damit dieser Anspruch zur Realität wird, muss in einem ersten Schritt die Kommunikationsinfrastruktur des Unternehmens angepasst werden. Dieser Umstand schreckt bereits viele Geschäftsführer ab, da sie dies mit grossem Aufwand verbinden. Zu Unrecht: Bereits in drei Schritten lässt sich ein mobiles Büro einrichten. **In drei Schritten mobil** Der erste Schritt zur Einrichtung eines mobilen Büros ist die Verfügbarkeit eines sogenannten Exchange Servers (oder eines alternativen Systems). Mit diesem Server ist der Zugriff auf alle Outlook-Funktionen überall und jederzeit möglich - sofern man ans Internet angebunden ist. Jeder Unternehmer muss dabei für sich den Entscheid treffen, ob er diesen Server selber kaufen und verwalten will, oder ob er ihn von einem Anbieter «hosten», also mieten möchte. «Hosting» bietet sich für KMU dann an, wenn ein Unternehmer keine eigene IT-Infrastruktur aufbauen kann oder will und trotzdem stets über die neuste Software und Technologie verfügen möchte. In einem zweiten Schritt muss definiert werden, mit welchem Gerät die Mitarbeiter auf die Daten zugreifen können. Bereits mit dem Handy lassen sich alle Grundfunktionen des mobilen Büros gebrauchen: E-Mails, Termine, Kontakte und Aufträge sind immer verfügbar. Da Handys trotz ihrer vielseitigen Funktionen an Grenzen stossen können. • beispielsweise aufgrund der kleinen Tastatur oder des Bildschirms • besteht die Möglichkeit, auf ein Notebook auszuweichen. Dies empfiehlt sich dann, wenn unterwegs zusätzlich Office-Dokumente wie PowerPoint-Präsentationen gelesen, bearbeitet und verschickt werden sollen. Der dritte Schritt betrifft die mobile Anbindung der Geräte, also die Verbindung über das Internet zum Exchange Server. Will man von zu Hause aus arbeiten, kann man sich über den privaten Internetzugang mit dem geschäftlichen Outlook verbinden. Für den Gebrauch unterwegs sollte man sich für ein mobiles Datenabonnement entscheiden. Das Portfolio reicht hier von Prepaid-Angeboten bis hin zu monatlichen Flatrates, die unbegrenzten mobilen Internetzugang gewähren. **Viele Vorteile...** Die Aufzählung zeigt: Bereits mit wenigen Anpassungen lassen sich die Vorkehrungen für ein mobiles Büro treffen. So weit, so gut: Wie profitieren Unternehmen nun aber überhaupt von mobilen Mitarbeitern? Die wesentlichsten Vorteile lassen sich in vier Bereiche zusammenfassen: • Steigerung der Effizienz • Verbesserung des Kundenservices • Kostenersparnisse • bessere Work-Life-Balance Der erste Vorteil - die Steigerung der Effizienz - liegt auf der Hand: Da Mitarbeiter überall und jederzeit arbeiten können, entfallen unproduktive Leer- und Transferzeiten. Zudem sind die Mitarbeiter jederzeit für Anfragen und Auskünfte erreichbar und können so schnell auf Kundenwünsche reagieren. Auch die Entscheidungswege werden kürzer: Der jederzeit erreichbare Mitarbeiter hat nämlich unterwegs auch Zugriff auf alle wichtigen Firmendaten. Der zweite Punkt - die Verbesserung des Kundenservices - äussert sich in verschiedenen Facetten. Mitarbeiter können beispielsweise bei den Kunden arbeiten und so die Vorteile der persönlichen Kommunikation nutzen. Dabei bleiben sie für weitere Fragen und Anliegen erreichbar und haben vor Ort immer die aktuellsten Daten griffbereit. Dank dem Zugriff auf alle Outlook-Funktionen können sie Termine gleich vor Ort vereinbaren oder Bestellungen auslösen. Die Präsenz bei Kunden hat wiederum einen positiven Effekt auf das Image eines Unternehmens. Mit dem mobilen Büro lassen sich aber auch Kosten sparen: Laut einer Studie von Sieber&Partner aus dem Jahr 2009 kann ein KMU mit Mobile Workers zwischen 230 und 460 Stunden pro Jahr im Wert von 12'000 bis 30'000 Schweizer Franken sparen. Dies ist unter anderem auf geringere Kosten bei der Arbeitsplatzinfrastruktur zurückzuführen. Zudem können bei einer Auslagerung der Infrastruktur, zum Beispiel dem Exchange Server, an einen externen Anbieter auch Einsparungen beim Unterhalt und der Wartung realisiert werden. Der vierte Vorteil bezieht sich auf den Mitarbeiter selbst: die verbesserte Work-Life-Balance. Da Mitarbeiter bei der Wahl des Arbeitsortes flexibler werden, profitieren sie von einem besseren Gleichgewicht zwischen Arbeit und Erholung. Dieses fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter und wirkt sich letztendlich auch wieder positiv auf das Unternehmen aus, in Form von motivierten Mitarbeitern. **Sicherheit und Sensibilisierung** Nach all diesen Vorteilen stellt sich die Frage: Warum rüsten nicht alle KMU ihre Mitarbeiter mobil aus und profitieren? Gemäss der Studie von Sieber&Partners sind es vor allem Sicherheitsbedenken, die viele Geschäftsführer zurückhaltend sein lassen. 27 Prozent der befragten Unternehmer befürchten, dass sie ihre Firmendaten unnötigen Risiken aussetzen. Die Sorge ist verständlich, gehören die Unternehmensdaten doch zum wichtigsten Gut eines Unternehmens. Dennoch sind die Bedenken in den meisten Fällen unnötig, jedenfalls was den Datenaustausch betrifft. Verschlüsselte Daten und sichere Übertragungswege sorgen dafür, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten haben. Weniger kontrollierbar ist in diesem Zusammenhang jedoch der Faktor Mensch. Vergessene Notebooks oder Handys bergen tatsächlich ein gewisses Sicherheitsrisiko. Auch hier kann jedoch mit entsprechenden Massnahmen wie Passwörtern etc. das Risiko minimiert werden. Damit wären wir auch schon beim nächsten und wohl kritischsten Punkt bei der Einführung des mobilen Büros: Der Sensibilisierung der Mitarbeiter. Oftmals wird bei der Einführung des mobilen Arbeitsplatzes vergessen, dass eine technische Implementierung alleine nicht ausreicht. Die Mitarbeiter müssen unbedingt einbezogen und für den richtigen Umgang mit den Hilfsmitteln des mobilen Büros geschult werden. Das beinhaltet auch, dass sie beispielsweise die Sicherheits-Richtlinien kennen und wissen, wie sie die Geräte und Anwendungen richtig einsetzen. Der letzte Punkt, den es zu bedenken gilt, betrifft die Natur der Mitarbeiter: Mobile Workers müssen ihr Zeitmanagement im Griff haben, da sie sonst schnell in Dauerstress geraten. Dies bedingt, dass sie fähig sein müssen, ihren Arbeitsalltag zu organisieren und Prioritäten richtig zu setzen. Ansonsten droht ganz schnell mal die Gefahr, dass das Bedürfnis nach persönlicher Erholung hinten ansteht und die Work-Life¬Balance aus den Fugen gerät. Das hätte dann wiederum negative Auswirkungen auf das Unternehmen als Ganzes. Mit dem mobilen Büro lassen sich die beiden Komponenten Mobilität und stetige Erreichbarkeit vereinen. KMU, die sich rechtzeitig für das mobile Arbeiten rüsten, bieten ihren Mitarbeitern nicht nur eine zeitgemässe Infrastruktur, sondern schaffen auch die Voraussetzungen, den Ansprüchen von Geschäftspartnern und Kunden gerecht zu werden. Wer das mobile Arbeiten allerdings nachhaltig einführen will, darf auf keinen Fall die Mitarbeiter vergessen: Nur mit ihrer Unterstützung können Unternehmen letztendlich von den Vorteilen des mobilen Arbeitens profitieren. [.article:bitmark--] Autor: Franz Kaiser für Computerworld.ch, Ausgabe 05/2010 DIE SCHONZEIT IST VORBEI. IT-VERANT¬WORTLICHE MÜSSEN SICH SCHLEUNIGST EINE LANG-FRISTIGE AB- WEHRSTRATEGIE GEGEN DIE NEUEN GEFAHREN DURCH MOBILE GERÄTE ÜBERLEGEN. Mobiltelefone und andere schnurlose Geräte entwickeln sich zur neuen Schwachstelle im Firmennetz. Cyber-kriminelle rüsten auf und nutzen neue Technologien für ihre Angriffe. Und wie halten die Unternehmen Schritt? Durch den zunehmenden Gebrauch mobiler Anwendungen wie Facebook und Twitter können Mitarbeiter den Unternehmensnetzwerken schaden, ohne es zu wissen. Die zunehmende Verbreitung von 3G-Netzwerken – Mobilfunknetzen der dritten Generation mit UMTS - Datenraten bis 7,2 Mbit/s – liefern mehr Bandbreite für fortgeschrittene mobile Services wie Audio- und Echtzeit-Video-Übertragungen. Apple hat mit seinem Applikationsportal die Art und Weise beeinflusst, wie Nutzer mit ihren Smartphones interagieren. Microsoft und Nokia ziehen mit ähnlichen Portalen nach. Die verstärkte Personalisierung und Kundenanpassung, die mit diesen Portalen möglich wird, bringt neue Anwendungsmöglichkeiten mit sich – gute wie schlechte. Das ist auch die grosse Sorge der Manager von Unternehmensnetzwerken. Durch die neuen Applikationen sind Nutzer nicht länger an vorinstallierte Applikationen gebunden, und sie nutzen ihre Smartphones vermehrt für geschäftliche wie auch persönliche Zwecke. Das US-Marktforschungsunternehmen iSuppli prognostizierte für 2009, dass die Anzahl an ausgelieferten Smartphones auf 192,3 Millionen Stück anwachsen würde – 11,1 Prozent mehr als im Vorjahr. Die Mobilfunkgeräte werden für ihre Nutzer immer unentbehrlicher. Das heisst im Klartext: Kunden geben dafür Geld aus – und wo Geld im Spiel ist, lässt auch die Kriminalität nicht lange auf sich warten. Damit steigt auch das Potenzial für Vireninfektionen und Angriffe drastisch an. Da Smartphones zunehmend die Laptops als mobiles Büro ablösen, eröffnen sich Cyberkriminellen ganz neue Möglichkeit für den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten. **Mobile Botnets als neue Bedrohung** Im Gegensatz zum traditionellen PC-Markt nimmt der Mobilfunkmarkt eine spezielle Position ein, wenn es um Malware geht. Während für Angriffe auf Desktops und Laptops mit Windows, Mac und Linux nur eine begrenzte Anzahl an Plattformen zur Verfügung steht, steigt die Anzahl mobiler Plattformen mit Google Android, Apple mobile OS, SymbianOS, Windows Mobile, Palm und BlackBerry OS. Die Schwachstelle in Googles Android, die Ende 2008 entdeckt wurde, ist nur die Spitze des Eisbergs. Der mobile Wurm «Sexy View», der im Februar dieses Jahres Schaden anrichtete, zeigt, dass wir uns am Wendepunkt zu einem mobilen Botnetz befinden. Denn die ausgeklügelte Verbreitungsstrategie via SMS erlaubt es Cyberkriminellen, den Wurm immer wieder zu verändern, neue Funktionalitäten hinzuzufügen oder zu eliminieren. Zum Schutz mobiler Endgeräte bedarf es eines gemanagten Clients, der Softwareinstallationen aufdecken und den Dateizugriff überwachen sowie zusätzlich Daten verschlüsseln und Statusmeldungen an einen zentralen Server übermitteln kann. Netzwerkmanager werden Lösungen benötigen, die vielschichtigen Schutz vor sogenannten «Blended Threats» bieten und alle Schnittstellen an Endgeräten absichern können. Die ideale Lösung für mobile Clients ist daher eine integrierte End-to-End-Netzwerk-Security-Plattform mit beschleunigter Hardware und minimalen Performance-Einbussen für Endgeräte und Verbraucherdienste. Darüber hinaus sollte diese Netzwerk-Security-Plattform Konfigurationsmanagement und -kontrolle durch spezielle Reporting-Möglichkeiten bieten sowie flexibel definierbare Profile und Richtlinien für eine granulare Netzwerksegmentierung. __Was die Nutzer tun können__ Ähnlich wie bei PC-Plattformen sollten auch für mobile Plattformen regelmässig Updates installiert werden. Die Nutzer wiederum müssen entsprechend über aktuelle Bedrohungen informiert werden. Phishing-Betrüger, die es auf Kontoinformationen oder Unternehmensreferenzen abgesehen haben, sind für mobile Endgeräte ebenso wie für PCs eine echte Gefahr. Wie sozialen Netzwerken wird auch mobilen Netzwerken, die oft über Sprachvermittlung laufen, stark vertraut. Doch hier ist Vorsicht geboten. Alle eingehenden verdächtigen Nachrichten, deren Ursprung nicht eindeutig ist, müssen stets auf ihre Herkunft geprüft werden. Darüber hinaus sollten die Nutzer dafür sensibilisiert werden, was sie installieren. Der Wurm SymbOS/BeSeLo installierte sich zum Beispiel selbst über MMS, indem er die Nutzer über die Dateiendung .mp3 oder .jpg zum Download verleitete. Er verbreitete sich dann über die in den Telefonen gespeicherten Kontaktdaten. Um das Angriffsrisiko auf mobile Endgeräte zu senken, sollten Kommunikationskanäle wie Bluetooth automatisch ausgeschaltet sein und nur bei Bedarf aktiviert werden. So bleibt der Zugang für potenzielle Angriffe gesperrt. **Jailbreaks als Schwachstelle Nr. 1** Viele Verbraucher nutzen auf ihren Smartphones und Handys auch Fremdsoftware. Mit einem «Jailbreak» lassen sich beispielsweise iPhones auf die Firmware 3.0 aktualisieren und damit auch für Software öffnen, die nicht im offiziellen Apple AppStore verfügbar ist. Die mobilen Mitarbeiter müssen über die damit verbundenen Risiken aufgeklärt werden. Denn wie gefährdet Mobiltelefone mit Jailbreak sind, zeigt ein aktueller Wurm, der es auf Apple-iPhones und die darauf gespeicherten Daten abgesehen hat. Zudem soll der Schädling von einem iPhone aus weitere Apple-Handys scannen und sich auch dort Zugang verschaffen. __Fazit: Gut vorbereiten__ Die Tendenz ist klar erkennbar: Mit der steigenden Verwendung mobiler Applikationen entdecken Cyber-kriminelle zunehmend auf Smartphones einen neuen, lukrativen Tatort. IT-Verantwortliche in den Unternehmen und auch der Security-Markt müssen auf diese Entwicklungen schnell reagieren, um gegen die neue Angriffswelle gewappnet zu sein. ||todo: check cyber-kiminelle|| [.article:bitmark--] Autor: Thomas A. Bryner für Computerworld.ch, Ausgabe 05/2010 TECHNISCH GESEHEN STEHT DER EINFÜHRUNG EINER UCC-UMGEBUNG NICHTS MEHR IM WEGE UND DIE VORTEILE SPRECHEN FÜR SICH. WARUM TUN SICH VIELE UNTERNEHMEN TROTZDEM SO SCHWER? Während der letzten Jahre wurde viel über Unified Communications & Collaboration (UCC) geschrieben. Heute machen innovationsfreudige Unternehmen bereits konkrete Erfahrungen, die den Nutzen solcher Lösungen in der Praxis unter Beweis stellen. IT-Verantwortliche multinationaler Konzerne bestätigen den Trend zu UCC. Aber auch kleinere Firmen können dank flexiblen und webbasierten Produkten mit auf den Zug springen. Der virtuelle Arbeitsplatz ist in modernen Unternehmen längst Alltag, Tischtelefone und Desktop-Rechner haben mobilen Geräten Platz gemacht, und viele Unternehmen integrieren die Vorteile dieser Arbeitsplatzveränderung bereits in ihre Geschäftsprozesse. Das fördert die Produktivität. UCC führt die verschiedenen Kommunikationskanäle in einer integrierten Plattform zusammen — auch über die Firmengrenzen hinaus. Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner werden direkt an die interne Kommunikation angebunden. So kann zum Beispiel eine eng verknüpfte Lieferantenkette entstehen, die den Unternehmen und Partnern weitere Produktivitätssteigerungen verschafft. **Berührungsängste überwinden** Viele Entscheider in den Unternehmen haben aber noch Berührungsängste und zögern, ihren Mitarbeitern solche Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen. Einer der Gründe dafür ist, dass es bei Unified Communications und mehr noch bei der Collaboration nicht primär um die Einführung eines neuen IT-Tools geht, sondern vor allem darum, dieses in den Unternehmensalltag zu integrieren und neue Prozesse aufzusetzen. Die Mitarbeiter können künftig ihren Arbeitsort flexibel gestalten und auch auf Reisen, bei Kunden oder von zu Hause ohne grossen Aufwand Daten austauschen. Die Verknüpfung der verschiedenen Programme und der potenziell unsichere Austausch über die Datennetze schafft jedoch auch neue Sicherheitsprobleme. Diese lassen sich aber mithilfe von Firewalls, Antivirenprogrammen und der ständigen Überwachung des Netzwerkverkehrs bekämpfen. Die Mitarbeiter müssen für die Gefahren sensibilisiert und ihre Rechner mit Festplattenverschlüsselung und einer gesicherten VPN-Verbindung ins Firmennetz ausgestattet werden. **Voraussetzungen schaffen** Aus technologischer Sicht sollte das Firmennetzwerk entsprechend angepasst werden: Voraussetzung sind konvergente Netzwerke, die mit und neben dem Datenaustausch auch Voice- und Video-Kommunikation auf der Basis-Infrastruktur unterstützen. IBM brachte im eigenen Unternehmen zum Beispiel in der ersten Phase die Netzwerkinfrastruktur auf den neusten Stand, um unter anderem auch Sprachdienste transportieren zu können (Quality of Service, Bandbreite, Security etc.). In der nächsten Phase wurde eine zentrale IP-Telefonielösung aufgebaut, das bestehende Telefoniesystem abgelöst und migriert. Danach schaltete die IT die UCC-Services für die Mitarbeiter auf und begleitete sie in Teams bei der Einführung. Inzwischen ist der neue Service längst etabliert: Die Mitarbeiter tauschen Daten via Chat untereinander aus oder diskutieren mit ihren Kollegen auf einem Blog über neue Ideen. Derzeit prüft IBM zusammen mit ihren Mitarbeitern die Einführung von Videoconferencing in das neue UCC-System. Kritischer Erfolgsfaktor ist die einfache Bedienung und damit eine einfache Programmoberfläche. E-Mail, Instant Messaging, Voice over IP sowie eine Präsenzanzeige sollten jederzeit visuell verfügbar sein, doch dürfen sie die Mitarbeiter nicht von ihrer Arbeit ablenken. **Technik ist nicht das Problem** Bisherige Erfahrungen zeigen, dass UCC-Projekte (noch) vielfach aufgrund technischer Wünsche vorangetrieben werden. Schon im ersten Schritt sollte es aber auch darum gehen, die Unternehmensbereiche mit ihren Geschäftsanforderungen in die Planung einzubeziehen. Das Potenzial lässt sich so besser erfassen und qualifizieren. Dies ist die Basis für die Akzeptanz der Mitarbeiter und Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung. In der Einführungsphase lernen die Mitarbeiter in Schulungen die richtige Anwendung der Programme kennen. Entscheidend ist, dass die Benutzer die Funktionen auch wirklich in ihre Arbeitsprozesse integrieren. Dafür müssen sie in der neuen Form der Zusammenarbeit einen Vorteil erkennen. Die ehemals hauptsächlich firmeninterne Kommunikation entwickelt sich so zu einer unternehmensübergreifenden, oftmals ad hoc geführten Zusammenarbeit und führt zu gemeinsamen Prozessen. Dass die Mitarbeiter dadurch ihr eigenes Wissen und ihre Fähigkeiten besser in die Firma einbringen können, wirkt als zusätzlicher Anreiz. Erfolgreiche Unternehmen leben es vor: Wissen zu teilen, nicht zu horten, ist das Gebot der Stunde. Die Erfahrung aus der Praxis zeigt zudem, dass Bedenken, es werde zu viel Privates über neue UCC-Plattformen ausgetauscht, unbegründet sind. Der überwiegende Kommunikationsinhalt ist geschäftlicher Natur — die Erlebnisse des Wochenendes hören sich beim Mittagessen spannender an. **Zielorientierte Planung** Von zentraler Bedeutung ist, wie man ein solches Projekt umsetzt. Darauf spezialisierte Beratungsfirmen kennen die Knackpunkte und begleiten die Unternehmen bei der Einführung. Unterstützung findet sich aber auch im Unternehmen selbst: Die jüngere Mitarbeitergeneration der «Digital Native» ist bereits an diese Technologien gewöhnt. Und was noch viel wichtiger ist: Sie können diese effektiv, effizient und ohne Produktivitätsverlust einsetzen. Diese Generation kann ältere Mitarbeiter unterstützen und damit eine aktive und bewusst neue Unternehmenskultur mit Social Networks, Chat und Co. mitgestalten. **Vorteile von UCC** 1.5 • Neue Prozessmodelle fördern Innovationsentwicklungen und sichern dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil • Durch den Einsatz und die Einbindung verschiedenster Kommunikationsarten können die Geschäfte orts- und zeitunabhängig abgewickelt werden • Durch die Zusammenarbeit im Netz erhöht sich die Produktivität der einzelnen Mitarbeitenden, Arbeitsgruppen und des gesamten Betriebs • Durch die Integration von Sprach-, Video- und Datenkommunikation stehen neue Funktionen zur Verfügung • Die Optimierung von Kommunikations- und Netzwerkumgebungen schafft Kostenvorteile [.article:bitmark--] Autor: Mark Schröder für Computerworld.ch, Ausgabe 05/2010 BEVOR UNIFIED COMMUNICATIONS GELD ABWIRFT, MÜSSEN FIRMENCHEFS, CIOS UND MITARBEITER EINIGE HÜRDEN ÜBERWINDEN. DIESE SIND OFT GAR NICHT TECHNISCHER NATUR, SONDERN SITZEN IN DEN KÖPFEN DER ENTSCHEIDER. Die jüngste Wirtschaftskrise bedeutet nicht nur weniger Geld in den Kassen der Unternehmen, sondern offenbar auch Veränderungen bei den Arbeitsbedingungen. In den rezessionsgebeutelten Firmen leidet auch die Kommunikation zwischen Kollegen, Kunden und Partnern. Eine Umfrage des Schweizer UC-Spezialisten Avaya ergab, dass Firmen, die vom Abschwung unberührt geblieben sind, auch keine Kommunikationsdefizite zu verzeichnen haben. Das heisst im Umkehrschluss: Wer eine intakte Kommunikation besitzt, ist vor wirtschaftlichen Talfahrten besser gefeit. Eine auf den ersten Blick logische Erkenntnis. Denn durch internen Austausch, regen Kundenkontakt sowie eine funktionierende Kommunikation mit Zulieferern bleiben Firmen wie Mitarbeiter im Wettbewerb flexibel und schlagkräftig. Zwar haben die Unternehmen die Bedeutung der Kommunikation für den Geschäftserfolg erkannt und steuern dagegen: Instant Messaging und Smartphones gehört mittlerweile in jeder zweiten Firma zum Tagesgeschäft. Trotzdem bleiben die Mitarbeiter eine Insel, denn die diversen Kanäle Festnetz, Firmen-Handy, Fax, E-Mail, Messenger oder Video laufen parallel und sind nicht integriert. Auch stehen sie abseits von Geschäftsanwendungen wie CRM oder ERP. Eine einfache Abstimmung mit dem Zulieferer erfordert immer noch Dutzende Arbeitsschritte. Dem ungestörten Kommunikationsfluss stehen in Schweizer Unternehmen noch einige Hindernisse im Weg. **Nutzen kontra Kosten** Der Bedarf an einer Unified-Communications-Lösung (UC) ist den Unternehmen bewusst. Den durchschnittlichen Mitarbeiter erreichen täglich ca. 100 Nachrichten. «Dabei geht jeder zweite Versuch, einen Projektmitarbeiter zu erreichen, ins Leere. 20 Prozent aller Projekte werden wegen schlechter Erreichbarkeit verzögert», konstatiert etwa Jürg Scheidegger, Managing Partner beim Berner Beratungsunternehmen ideeX. Die Geschäftsleitung müsste allein schon aus Kostengründen in eine preisgünstige, weil gebührenneutrale VoIP- Technik investieren, zumal das Kommunikationsvolumen fortwährend steigt. Scheidegger nennt hier Wachstumsraten von bis zu 70 Prozent. Ihm zufolge plant in der Schweiz jedoch lediglich jedes zehnte Unternehmen die Einführung von Unified Communications. Ein Grund mögen die aus Sicht des Business hohen Anschaffungskosten sein. Anbieter von UC-Lösungen steuern mit Beispielrechnungen dagegen. Swisscom bietet etwa das Onlinetool «Kommunikatometer» (siehe Abbildung) an, mit dem Unternehmen jährliche Einsparungen von Zeit, Kosten und Klimabelastung bei der Nutzung von Telekommunikationsdiensten berechnen können. Ein solches «ROI-Tool», mit dem sich der Nutzen einer UC-Lösung monetär quantifizieren und bewerten lässt, kritisiert Wolfram Funk vom Analystenhaus Experton jedoch als «zu statisch und pauschal». Funk gibt zu bedenken: «Weiche Faktoren wie Effizienz- und Qualitätsaspekte lassen sich in der Kommunikation nur schwer monetär bewerten.» Stattdessen schlägt Experton ein «UCC Scorecard Modell» vor, das neben den reinen Kosteneinsparungen auch Zielsetzungen berücksichtigt, die zum Geschäftserfolg des Unternehmens beitragen. ||todo: VoIP-Technik|| Swisscoms Kommunikatometer berechnet das Einsparungspotenzial einer UC-Lösung Um mit UC langfristig Geld zu sparen, plädieren Anbieter wie Alcatel-Lucent, Avaya, Cisco, IBM, Microsoft und Siemens für Komplettlösungen — nicht verwunderlich, denn alle sechs Unternehmen haben passende Pakete im Portfolio. Die Grundlage ist dabei immer IP-Technik, für den Geschäftsleiter des UC-Spezialisten Grouptec, Konrad Broggi, die zentrale Technik für künftige Telekommunikationslösungen, «unabhängig von der Frage, ob eine herkömmliche Telefonanlage oder ein IP-Produkt im Mittelpunkt der Lösung steht». **UC ist keine Hauswartaufgabe** Damit die Integration von Sprache und Daten innerhalb und über Firmengrenzen hinweg Wirklichkeit wird, ist auch ein Umdenken bei den Prozessen erforderlich. Denn das Einführen von UC ist nicht gleichbedeutend mit der Ablösung der Telefonanlage — auch wenn dies häufig der Auslöser ist. Wie beim Textilkonzern Itema: «Wir sind in einen Neubau umgezogen, in dem keine Telefoninfrastruktur vorhanden war», erinnert sich CIO Marco Vögeli. Die Einführung von UC lief als Parallelprojekt neben dem Umzug. Vögeli und ein IT-Kollege begleiteten die Installation durch den IT-Dienstleister Grouptec. Innert sechs Wochen waren die 90 Büroarbeitsplätze mit IP-Telefonie versorgt und die UC-Funktionen in die SharePoint-Plattform eingebunden. Allerdings können nur wenige Firmen auf der grünen Wiese starten. Fast immer ist schon eine Infrastruktur vorhanden. Die Telefonanlage gehört dann wie Strom und Wasser zu den Aufgaben des Facility-Managements. Auch deren Modernisierung wird dann quasi vom Hauswart verantwortet, bestenfalls von der IT-Abteilung. Bei Ausschreibungen wird nicht selten auf Vorlagen aus vergangenen Jahren zurückgegriffen. Dann ist die Chance vertan, mit UC das Geschäft zu fördern. Da aber UC die Produktivität erhöhen kann, weil die Mitarbeitenden etwa durch bessere Erreichbarkeit mehr Aufträge gewinnen, muss die Einführung Aufgabe der Geschäftsleitung sein. Selbst wenn diese den Mehrwert von UC erkennt, ist der Erfolg noch lange nicht garantiert. Für die Einführung braucht es nach Auffassung von Microsofts UC-Spezialist Hans-Rudolf Vogt eine langfristige Strategie. «Bei reinen IP-Telefonieplattformen, die nicht von vornherein mit dem Fokus auf UC entwickelt wurden, müssen UC-Funktionalitäten nach und nach angestückelt werden — mit allen Konsequenzen wie Inkompatibilität, höheren Kosten und geringerer Zuverlässigkeit» Und es braucht Mitarbeiter, die mitziehen: «Die Einführung von UC ist nur dann erfolgreich, wenn die Anwender es nutzen. Allerdings kann man den Bedarf nach UC nicht abfragen, wenn die Benutzer die Möglichkeiten nicht kennen», meint Vogt. Er empfiehlt, eine Pilotlösung von unterschiedlichen Benutzergruppen testen zu lassen. Sind diese Szenarien erfolgreich, kann der Rollout beginnen.